Trong quá trình tham gia kiểm tra thuế và tư vấn cho các doanh nghiệp, những khoản chi phí thanh toán công tác phí tại doanh nghiệp rất đa dạng và tùy vào từng hoạt động của từng doanh nghiệp.
Sau đây Vision xin đưa ra những chứng từ cần thiết trong hồ sơ thanh toán công tác phí.
Đầu tiên theo quy định của thuế TNDN chúng ta có hai hình thức thanh toán công tác phí: thanh toán theo chứng từ, hóa đơn thực tế phát sinh và thanh toán theo mức khoán cố định.
Trong những liệt kê bên dưới, Vision đã viết trong trường hợp thanh toán theo chứng từ, hóa đơn thức tế:
-
Quyết định cử đi công tác một số nơi thường gộp chung vào gọi là giấy đi đường, đây là căn cứ để cử một cá nhân đi công tác và cá nhân sẽ sử dụng giấy đi đường làm hồ sơ thanh toán, một số công ty sẽ thiết kế các dòng thanh toán mẫu theo quy định của công ty để hạn chế việc viết tay. Quyết định này có giấy của Công ty và xác nhận của nơi đến công tác hoặc nơi cá nhân đó cư trú như khách sạn, nhà nghỉ nơi cá nhân lưu trú.
-
Chứng từ, hóa đơn thanh toán vận chuyển đưa cá nhân đi công tác, nếu Công ty có xe đi thì không có phần này. Ở đây lưu ý không sử dụng biên lai giấy của tài xế dù chi phí dưới 200k, và lưu ý về chứng từ mua vé máy bay.
-
Quy định thanh toán công tác phí (phụ cấp công tác phí) thường các công ty sẽ quy định theo số tiền như 350k/người/ngày hoặc tùy theo từng vị trí. Khoản tiền này được hiểu là phần tiền ăn 3 bữa sáng, trưa, tối như khoản tiền lương tiền công khi đi công tác nên không cần phải hóa đơn.
-
Nếu trong quá trình công tác phát sinh chi phí tiếp khách thì yêu cầu có hóa đơn và quy chế rõ ràng ai được phép tiếp khách.
-
Thanh toán chi phí lưu trú theo hóa đơn và định mức quy định trong quy chế theo cấp độ, ví trí. Ví dụ: phòng đơn, phòng đôi, phòng ba. Vị trí chuyên viên, trưởng nhóm, giám đốc, …. Và chăc chắn hóa đơn phát sinh sẽ phải theo quy định này.
-
Một số công việc và vị trí sẽ yêu cầu kết quả của chuyến công tác, hoặc bạn phải logic được chuyên công tác với doanh thu ghi nhận và chi phí phát sinh trong kỳ.
