1. Quy định về xuất hóa đơn đối với quà tặng

Theo Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC, người bán phải xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, kể cả trong trường hợp hàng hóa, dịch vụ sử dụng để quảng cáo, làm hàng mẫu, hàng khuyến mại, hay để cho, biếu, tặng, trao đổi hoặc trả lương cho người lao động.

Đối với các trường hợp này, kế toán phải lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng tương tự các trường hợp bán hàng bình thường. Trên hóa đơn cần phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, tính thuế như đối với hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.

2. Hướng dẫn cách viết hóa đơn cho quà biếu tặng

Theo quy định, cần lưu ý các mục sau khi xuất hoá đơn quà biếu tặng:

• Mục “Họ và tên người mua hàng”: Tên người mua hàng/người được tặng;
• Mục tên đơn vị: Tên đơn vị nhận quà tặng. Trong trường hợp khách không lấy hoá đơn thì điền “Khách hàng không lấy hoá đơn”;
• Mục mã số thuế và địa chỉ người mua hàng: Điền thông tin của bên nhận hàng;
• Mục tên hàng hóa, dịch vụ: Điền tên hàng hóa quà tặng và ghi kèm theo, ví dụ: Hàng cho biếu tặng không thu tiền;
• Mục đơn vị tính và số lượng:  Điền như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường.
• Mục đơn giá: Ghi giá bán của hàng hóa là quà tặng.
• Mục thành tiền, thuế suất và cộng tiền hàng: Điền như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường.

3. Cách hạch toán hóa đơn quà biếu tặng theo thông tư 200

Hạch toán hóa đơn quà biếu tặng theo 2 trường hợp:

-Trường hợp hạch toán hàng biếu tặng bên đi cho

-Trường hợp hạch toán hàng biếu tặng bên nhận.

• Hạch toán hàng biếu tặng với bên nhận:

 

Khi nhận được hàng được biếu, cho, tặng, kế toán hạch toán hàng biếu tặng như sau:

 

Nợ TK 156, 642, 242,…: Tổng giá trị hàng nhận bao gồm thuế GTGT

Có TK 711: Tổng giá trị hàng nhận bao gồm thuế GTGT

• Hạch toán hàng biếu tặng với bên cho:

 

Mỗi khi đến dịp lễ, tết, dịp đặc biệt của doanh nghiệp,… doanh nghiệp thường biếu, tặng hàng hóa, sản phẩm của mình cho khách hàng, đối tác hoặc công nhân viên để tri ân.

Khi hạch toán hàng biếu tặng sẽ có các trường hợp xảy ra như:

• Trường hợp hàng hóa về dùng để biếu, tặng ngay khách hàng, công nhân lao động;

Trường hợp mua hàng hóa về nhập kho để dùng tặng, biếu;

Trường hợp hàng hóa dùng để biếu, cho người lao động dùng bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi,…

• Trường hợp hàng hóa về dùng để tặng, cho, biếu ngay cho khách hàng không qua kho:

Hạch toán hàng biếu tặng khi doanh nghiệp mua hàng hóa dùng để biếu tặng về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn mua vào đã lập và tiền thuế GTGT như sau:

 

Nợ TK 641: Chi phí doanh nghiệp mua hàng biếu tặng.

Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT đầu vào (nếu có)

Có TK 331, 111, 112: Tổng giá trị phải trả khi mua hàng biếu tặng, cho.

Có TK 3331: Tiền thuế GTGT đầu ra.