Cảnh báo: hóa đơn sai mã số thuế có sửa lại được không?

Hóa đơn sai mã số thuế phải giải quyết như thế nào? Một trong những vấn đề được nhiều kế toán viên quan tâm nhất hiện nay. Trong quá trình làm hóa đơn, có nhiều người thường quên hoặc điền sai mã số thuế. Với những trường hợp này, có cách nào để khắc phục không? Hay phải viết lại hóa đơn mới?

Hãy để Kế toán Vision giúp bạn giải quyết ngay những vấn đề này trong bài chia sẻ dưới đấy!

Hóa đơn điện tử sai mã số thuế là gì?

Hiện nay, có rất nhiều trường hợp trong quá trình lập hóa đơn điền sai mã số thuế. Không chỉ hóa đơn viết tay mà hóa đơn điện tử cũng có rất nhiều doanh nghiệp thường bị sai mã số thuế. Trong quá trình lập và phát hành hóa đơn việc nhầm lẫn mã số thuế là lỗi mà nhiều công ty mắc phải. Vấn đề sai mã số thuế trên hóa đơn thường không quá phức tạp, tùy từng trường hợp sẽ có những cách xử lý khác nhau.

Cùng tìm hiểu kỹ về các trường hợp sai mã số thuế và cách xử lý như thế nào trong phần tiếp theo của bài viết nhé!

Các trường hợp hóa đơn sai mã số thuế

Như những chia sẻ ở trên, từng trường hợp cụ thể khi sai mã số thuế sẽ có cách xử lý khác nhau. Dưới đây là một số trường hợp hóa đơn lập sai mã số thuế cụ thể:

Hóa đơn điện tử đầu vào chưa kê khai thuế

Tại điều 18, Thông tư số 64/2013/TT-BTC quy định: “Trường hợp hóa đơn ghi thiếu hoặc sai mã số thuế (MST) của đơn vị mua hàng (những chỉ tiêu khác đầy đủ theo quy định) đã được lập và giao cho người mua hàng nhưng chưa kê khai thuế thì phải hủy bỏ hóa đơn đó’’.

Với trường hợp này, cần phải thu hồi lại các liên của số hoá đơn đã lập sai. Cần phải có biên bản thu hồi chuẩn chỉnh, nêu rõ nguyên nhân thu hồi hóa đơn và được lưu giữ lại. Tiếp theo, chỉ cần lập lại hóa đơn mới sửa đúng theo đúng quy định.

Hóa đơn điện tử sai mã số thuế đã kê khai

Tại Khoản 3, Điều 18, Thông tư số 64/2013/TT-BTC quy định đối với trường hợp hóa đơn đầu vào sai mã số thuế nhưng đã kê khai như sau:

“Nếu phát hiện sai sót sau khi hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Hóa đơn điều chỉnh sai sót cần ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT,…, tiền thuế GTGT cho hóa đơn số,…, ký hiệu,…

Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số bán, mua, thuế đầu ra – vào”.

Xuất hóa đơn điện tử không có mã số thuế

Nhiều trường hợp, hóa đơn điện tử thường không có mã số thuế. Nhiều kế toán viên thường bỏ qua bước điền mã số thuế và cho rằng không cần. Trên thực tế, một hóa đơn điện tử hợp lệ thì bắt buộc phải có mã số thuế.

Hóa đơn điện tử không có mã số thuế có được công nhận hợp lệ không?

Mã số thuế là một trong những tiêu thức bắt buộc cần có đối với hóa đơn đầu vào để được công nhận là hợp lệ theo quy định của pháp luật. Theo hướng dẫn tại Điều 5 Thông tư 68/2019/TT-BTC về định dạng hóa đơn điện tử: “5. Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.”

Ngoài ra, nếu hóa đơn đầu vào ghi thiếu hoặc sai một trong các tiêu thức như MST, tên, địa chỉ,… thì bên khách hàng không đủ điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và cũng không được đưa vào chi phí do không đáp ứng được quy định tại khoản 1 b, điều 6, thông tư số 123/2012/TT-BTC.

Sai mã số thuế có điều chỉnh được không?

Hiện nay, theo quy định tại khoản 1, Điều 28, NĐ 51/2010/NĐ-CP về Xử phạt các hành vi vi phạm quy định về tự in hóa đơn và khởi tạo hóa đơn điện tử:” Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi tự in hóa đơn, khởi tạo hóa đơn điện tử không đủ các nội dung quy định tại khoản 3 Điều 4 Nghị định này.”

Từ quy định trên có thể thấy rõ, mã số thuế là thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn. Trong trường hợp kê khai hóa đơn đầu vào không có MST thuế thì doanh nghiệp sẽ bị xử phạt từ 1.000.000 đến 5.000.000 đồng.

Hóa đơn sai mã số thuế có thể sửa lại

Nếu muốn sửa hoặc điều chỉnh lại hóa đơn khi bị sai mã số thuế, cần có biên bản cụ thể. Trong biên bản phải nêu rõ nguyên nhân, lý do thu hồi lại hóa đơn. Đồng thời biên bản thu hồi hóa đơn sai mã số thuế cũng cần phải được lưu trữ lại. Thông thường, thời gian chỉnh lại mã số thuế bị sai dao động từ 01 đến 03 ngày làm việc, kể từ nhận được đầy đủ hồ sơ.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế

Như những chia sẻ ở trên, muốn điều chỉnh, sửa lại hóa đơn sai mã số thuế cần có biên bản cụ thể. Khi lập biên bản điều chỉnh, đây sẽ được coi là tài liệu mà kế toán viên sẽ cần để phát hiện những sai sót về thông tin mã số thuế công ty trên hóa đơn điện tử.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế là chứng từ quan trọng nếu  hóa đơn đã được báo cáo nhưng phát hiện có sai sót về thông tin mã số thuế. Biên bản được lập cần nêu rõ thông tin nhà cung cấp, người mua, nội dung điều chỉnh của hóa đơn… Sau khi  lập biên bản, các bên phải ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu vào biên bản và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của biên bản.

Yêu cầu nội dung cần có trong một biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế chuẩn bao gồm:

+ Ngày tiếp nhận hồ sơ điều chỉnh mã số thuế không đúng và ngày nhận được thông tin điều chỉnh sai mã số thuế phải trùng khớp với nhau.

+ Nội dung trong biên bản báo cáo hợp pháp hóa đơn không đúng mã số thuế phải thể hiện rõ các thông tin sau: thông báo hợp pháp hóa đơn số… ngày / tháng / năm… ký hiệu…; lập hóa đơn số… ngày / tháng / năm… ký hiệu…; điều chỉnh  nội dung chi tiết.

+ Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai mã số thuế phải có chữ ký điện tử của người bán và người mua và phải được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Trường hợp người mua không có chữ ký điện tử thì người bán và người mua sẽ phải  thỏa thuận bằng văn bản, ghi rõ lỗi mã số thuế và có đầy đủ chữ ký của hai bên.

Xử lý hóa đơn sai mã số thuế theo Thông tư 78

Theo thông tư 78, tùy từng trường hợp cụ thể sẽ có những cách giải quyết, xử lý hóa đơn điện tử bị sai mã số thuế như sau:

“1. Đối với hóa đơn điện tử

1. a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh”

Trong những trường hợp khác, các giải quyết cũng sẽ khác. Như sau:

“b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ;

1. c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
2. d) Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP , người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);

đ) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;

1. e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử:

1. a) Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung;
2. b) Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp;
3. c) Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì phải điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.”

Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai mã số thuế

Theo những chia sẻ trong bài được Luật & Kế toán Việt Mỹ đưa ra ở trên. Việc xử lý hóa đơn sai mã số thuế cần có quy trình và biên bản rõ ràng. Ngoài thông tư 78 ở trên, doanh nghiệp cần quan tâm đến các nghị định, thông tư khác liên quan đến việc xử lý hóa đơn sai mã số thuế.

Dưới đây là cách xử lý việc hóa đơn sai mã số thuế trong từng trường hợp cụ thể:

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai không có mã của cơ quan thuế

Nếu hóa đơn điện tử không có mã số thuế thì trường hợp hóa đơn đã xuất có sai sót sẽ được xử lý theo hướng dẫn tại Điều 17 Thông tư 68/2019/TT-BTC như sau:

“Điều 17. Xử lý đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập

Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số (04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP).

1. b) Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới theo phương thức và thời gian nêu tại Điều 16 Thông tư này.

Trường hợp sau khi nhận dữ liệu hóa đơn điện tử, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) về việc hủy hóa đơn (nếu có). Nếu người bán thông báo hủy hóa đơn điện tử đã lập thì người bán lập hóa đơn điện tử mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.
Cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 04 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) cho người bán. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.”

Theo quy định ở trên, nếu hóa đơn điện tử sai mã số thuế (hoặc về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng). Cách xử lý sẽ là:

+ Hai bên bán và mua lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

+ Sau đó bên bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.  Lưu ý, hóa đơn mới thay thế  phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”.

+ Bên bán sẽ ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn sai sót sau đó người bán gửi cho người mua.

Nếu hóa đơn sai mã số thuế đã gửi cho cơ quan thế thì cần người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế.

Xuất hóa đơn điều chỉnh mã số thuế cho nhiều hóa đơn

Hiện nay, một trong những trường hợp phổ biến khi mua hàng chính là việc bên bán xuất sai mã số thuế cho nhiều đơn hàng cùng lúc. Với trường hợp hóa đơn đã lập sai nhưng chưa xé khỏi cuống hay đã xé khỏi cuống giao cho khách hàng phát hiện sai sót mà hai bên chưa khai báo thuế.

Cách xử lý được quy định tại Điều 20. Thông tư 39/2014/TT-BTC

“Điều 20. Xử lý đối với hóa đơn đã lập

1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”

Theo những Quy định trên, cách thực hiện xử lý sai mã số thuế cho nhiều hóa đơn như sau:

+ Hóa đơn chưa giao đã phát hiện sai, chỉ cần bên bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.

+ Hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua. Nếu chưa kê khai thuế, chỉ cần lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.

+ Viết sai hóa đơn nhưng đã giao cho khách hàng thì cần lập biên bản thu hồi hóa đơn từ cả 2 bên. Sau đó gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai và lưu giữ chúng.  Ghim biên bản tại cuống 3 liên viết sai. Và xuất lại hóa đơn mới theo đúng yêu cầu.

Kết luận

Việc viết hoặc lập hóa đơn sai mã số thuế là điều mà kế toán viên cần lưu ý để tránh. Việc lập hóa đơn sai mã số thuế có thể dẫn đến nhiều vấn đề phúc tạp cần xử lý sau đó. Nếu doanh nghiệp, công ty có sai sót trong quá trình làm hóa đơn, hay cần tư vấn để sửa lại hóa đơn sai mã số thuế, hãy liên hệ ngay cùng Kế toán Vision nhé! Hotline: 096 6868 563